Сфера применения OpenOffice
| Автор: | Федюков Сергей |
| e-mail: | 99-989@mail.ru |
- Основные отличия OpenOffice от Microsoft Office
- В каких случаях OpenOffice является оптимальным решением
- Различия в комплектациях OpenOffice
- Итог
Что же собой представляет программный пакет, часто именуемый просто Open Office? Этот офис является свободно доступным программным пакетом, созданным на основе пакета Star Office, в свою очередь разрабатываемого одним из подразделений организации Sun Microsystems. В состав данного программного пакета входит набор всех необходимых "офисных" компонентов, таких как: редактор текстовой информации Writer, приложение по созданию и управлению базами данных - Base, приложение по подготовке и изменению презентаций - Impress, редактор математических формул - Math,редактор графической информации - Draw, а также электронные таблицы - Calc.
Базой файловых форматов программного пакета OpenOffice является свободный формат Open Document (ODF), в свою очередь являющийся стандартом международного уровня ISO/IEC. Кроме того, данный стандарт на операции с информацией принят во многих странах на уровне государственного.
Основные отличия OpenOffice от Microsoft Office
Первое, и самое очевидное отличие, которое можно заметить на стадии приобретения программного пакета - способ распространения. Программы от OpenOffice реализуются свободно, это означает, что программный пакет со всеми входящими в его состав элементами можно приобрести абсолютно бесплатно, включая все необходимые обновления. Что касается продукции Microsoft - на программный пакет распространяется лицензирование, касающееся каждой единично установленной копии, а в случае применения на терминальном сервере - индивидуальной лицензии для каждого работника, использующего программный пакет.
Второе отличие, бросающееся в глаза - скорость загрузки и полной готовности документа к работе. На сегодняшнее время приложения входящие в состав OpenOffice чуть проигрывают конкуренту от Microsoft. Хотя если рассматривать частный случай открытия файла формата Open Document бесплатным пакетом и файла OpenXML при помощи Microsoft Office 2007, то времени понадобится практически одинаковое количество. Однако существует способ сгладить необходимость ожидания открытия документов практически до минимума, выделив для этого оперативную память - OpenOffice обладает функцией быстрого запуска, которая располагается в трее и способна быстро открыть необходимый тип документа. В целом, скорость, с которой открываются файлы - дополнительный "плюс" для перехода организаций на использование файлов формата Open Document. Для программного пакета OpenOffice характерно быстрое открывание "родных" файлов, что особенно заметно в случаях больших документов.
Приложения в составе бесплатного пакета по созданию и редактированию текстовой информации и электронных таблиц, они же Writer и Calc, с большего, аналогичны конкурентам Word и Excel. Однако нельзя забывать о различиях в интерфейсе, особенно в сравнении с последними версиями Microsoft Office. К примеру, текстовый редактор Ms Word 2007 обладает стандартной функцией нумерации страниц документа, без учета нумерации на первой странице. В случае же с редактором Writer, данная функция интегрирована в общие глобальные системы верстки документа, что не всегда удовлетворяет потребителей. Кроме того, приложение по работе с электронными таблицами Calc обладает структурой основанной на синтаксисе стандартизированных математических выражений, что отличается от Excel, имеющего структуру, построенную на основе самостоятельно разработанных шаблонов.
Приложения для работы с презентациями, рисунками и базами данных, они же Impress, Draw и Base, на сегодняшний момент по своим характеристикам не опережают схожих программ от Microsoft, а именно PowerPoint, Visio и Access. Что касается элемента программного пакета под названием Math, то в данном случае можно говорить о равенстве с конкурентом Equation Editor, не говоря уже о большом количестве положительных отзывов в пользу первого, благодаря функции поддержки синтаксиса TeX.
Следует учитывать, что объективное сравнение значительно не то же самое, что сравнение на практике, поскольку каждый из составных элементов программных пакетов обладает как сильными, так и слабыми сторонами. Часто может случиться так, что в определенных условиях, приложения Draw и Base, окажутся гораздо полезнее и удобнее, нежели их дорогостоящие аналоги.
Стоит сказать, что программный пакет OpenOffice не имеет приложения, аналогичного программе Outlook, потому подобный менеджер пользовательской информации и одновременно почтовый клиент придется выбирать дополнительно. На самом деле это не проблема, поскольку есть из чего осуществить выбор. Для тех организаций, которые отдают приоритет MS Exchange, наиболее оптимальным путем будет использование пакета Evolution. В том же случае, когда нет необходимости вести деятельность по родному для Exchange протоколу, стоит тщательно приглядеться к Mozilla Thunderbird с дополнением Lightning, которое в последних версиях интегрировано и не требует дополнительной установки. Получается, что отсутствие приложения Outlook в бесплатном программном пакете OpenOffice не является большой проблемой.
В каких случаях OpenOffice является оптимальным решением
Способность работы с файлами открытого формата Open Document создает большое преимущество для пакета OpenOffice, поскольку при необходимости организации быстрого доступа к любому из необходимых документов в любое время, особенно на протяжении длительного периода, к примеру, нескольких лет, это оптимальный вариант. На сегодняшний момент существует несколько программных пакетов, которые осуществляют правильное импортирование и работу с документами формата Open Document. Просматривается явная тенденция к их увеличению в будущем, также как и увеличение количества систем документооборота, воспринимающих данный формат документов. Это создает возможность того, что документы организации можно будет без проблем использовать и печатать спустя десятки лет после их создания, и даже когда организация-производитель программного обеспечения уже не будет существовать.
Кроме того, программный пакет OpenOffice является оптимальным вариантом в том случае, если организация производит перевод своей IT-структуры на "операционные системы альтернативного плана", такие как Linux, либо прогнозирует в перспективе подобное решение.
При серьезном решении перехода на пользование программным пакетом OpenOffice любая организация встает перед необходимостью тщательного анализа собственной деятельности и структуры организационных процессов фирмы. Возникает ряд вопросов, ответы на которые необходимо узнать, прежде чем осуществлять переход на новый программный пакет. Данные вопросы позволяют систематизировать информацию об использовании офисных программ в организации, и какие к нему выставляются требования:
- Как сильно устарела техническая база предприятия?
- Применяется ли в работе приложение Microsft Access?
- Какие по сложности формируются файлы, имеют ли в своей структуре макросы? Используется ли функционал Microsoft PowerPoint?
- Используется ли в целом программное обеспечение, при помощи которого создаются документы в формате Microsoft Office.
- Происходит ли обмен со сторонними организациями документами формата MS Office? Необходимо ли высылать другим фирмам файлы именно такого формата?
В случае детального рассмотрения каждого вопроса, утверждающий ответ, разумеется, не располагает в сторону использования организацией программного пакета OpenOffice. Но даже если на все вопросы были получены утвердительные ответы, это вовсе не означает, что применение организацией программ OpenOffice исключено. Давайте рассмотрим более детально данную ситуацию.
Устаревшая техническая база имеет свою специфику при применении программного обеспечения. Для того чтобы программный пакет OpenOffice исправно работал необходимо иметь как минимум объем оперативной памяти в размере 256 мегабайт, и достаточно мощный по производительности процессор. При наличии более устаревшего оборудования лучше всего применять OpenOffice в режиме терминала, запущенного с более мощного по уровню производительности сервера, либо поставить вопрос о приобретении более совершенного компьютера.
В тех случаях, когда бизнес-процесс компании напрямую связан с построенной на основе Microsoft Access информационной системой, легкого перехода на использование пакета OpenOffice осуществить не удастся. Однако существуют следующие варианты действий: во-первых, необходимо предположить смену существующей информационной системы на схожий аналог, воспроизводящий те же функции, но способный к совместимой работе с OpenOffice. В случае невозможности такого варианта, можно осуществить заказ подобного аналога, либо выделить ресурсы на его самостоятельную разработку. Подобная информационная система может быть создана, к примеру, на базе OpenOffice.org Base, или при помощи 1C, в том случае, если данная программа еще не применяется в деятельности организации. Кроме того, возможен вариант создания информационной системы, как изолированного самостоятельного приложения, способного осуществляться обмен информацией с пакетом OpenOffice.
На тот случай, когда организацией применяется продукт Microsoft Office по созданию и редактированию презентаций, а именно Power Point, ситуация легко решается благодаря простому тестированию программного пакета OpenOffice на стандартных файлах и задачах организации. Вполне хватает создать и проверить на качество осуществления обмена, к примеру, комплекс из десяти документов, в который будут входить как самые простые, так и сложные по структуре файлы. Например, документы, имеющие в своем содержании таблицы, текст с нестандартным направлением расположения, различными формулами, большим количеством информации на множестве страниц, а также стандартные презентации, созданные в Power Point, если таковые вообще применяются в деятельности. На первый взгляд будет легко определить, готов ли OpenOffice к работе с создаваемыми на предприятии документами. Что касается макросов, то довольно часто их, как и формулы из MS Excel можно применять в Calc, в таких случаях сборка OpenOffice.org должна поддерживать макросы от Excel.
Если говорить о программном обеспечении, которое нуждается в установке Microsoft Office для создания документации, то могут применяться схожие способы, как в случае с MS Access. Помимо этого существуют попытки создать пользовательский мост взаимосвязи между MS Office и OpenOffice. Одним из примеров подобного решения является Uni Office @ Etersoft, под эгидой которого создается транслятор вызовов элементов Microsoft Office в такие же вызовы для OpenOffice.
Обмен файлами с иными фирмами сложнее всего поддается контролю. Какого-либо определенно правильного решения в данном случае не существует. Разумеется, лучшим вариантом является использование и пересылка сторонними организациями файлов формата Open Document. Такой вариант наиболее оптимален, поскольку дает возможность осуществлять обмен информацией без привязки к программному обеспечению. К данному варианту необходимо стремиться, поскольку на данный момент имеет место быть ситуация, когда организация переходит на использование, к примеру, Microsoft Office 2007, и вынуждена осуществлять обмен данными со сторонними организациями, которым приходится страдать, поскольку они используют MS Office XP или 2003. В том случае же, если бы применялся документ формата Open Document, таких проблем можно было избежать.
В отношении совместимости, OpenOffice хорошо выполняет операции по импорту и экспорту файлов формата продукции Microsoft, таких как Word с раширением файлов doc, docx и Excel - xls, xlsx. Для более сложных случаев, можно применять бесплатные программные приложения компании Microsoft, которые дают возможность редактировать и пускать на печать файлы MsOffice. Подобные программы можно найти для приложений как Word и Excel, так и для редактора презентаций Power Point.
В результате проведенного анализа можно сделать вывод о возможности перехода организацией к использованию программного пакета OpenOffice. В таком случае переход может быть как полный, который будет использоваться всеми сотрудниками, за исключением одной резервной копии MS Office, существующей на тот случай, если возникнет возможность преобразовать какие любо поступившие документы, или документы к рассылке. Второй вариант - переход на новое программное обеспечение только некоторыми отделами, где нет нужды в использовании пакета Microsoft Office.
При переходе на новое программное обеспечение может возникнуть различное отношение к нему как у сотрудников компании, так и руководящего состава. Отношение может варьироваться от приветствия новшества, так и до полного саботажа рабочей деятельности. Большая роль, разумеется, отводится реакции на изменение руководящим кадрам. Именно эти сотрудники должны в первую очередь полностью начать применять OpenOffice при полном переходе организации на него. Поскольку, в противном случае, может сформироваться ошибочное мнение, основанное на восприятии бесплатной продукции - начальство пользуется "хорошим программным обеспечением", а на коллективе экономит. В том случае, если руководство начнет применять данный программный пакет, это послужит отличным примером для остальных, что повлечет за собой спокойное освоение нового программного обеспечения. Безусловно, важно дать сотрудникам понять - введение в рабочий процесс бесплатного программного пакета OpenOffice, это не просто способ сэкономить, отказавшись от продукции Microsoft, а рациональное решение, обоснованное дальновидностью управляющих кадров. При решении о полном переходе на новый офис, необходимо строго относится к выполнению данного процесса, поскольку иначе могут возникнуть сложности с документооборотом от использования MS Office, не воспринимающего формат Open Document.
Разумеется, процесс перехода организации к использованию нового программного пакета является, самым настоящим внедрением. В связи с этим необходимо правильно организовать процесс, ознакомив персонал с предлагаемым функционалом, а также оказывать необходимые консультации при возникновении различных сложностей в процессе работы. В том случае, если процессом внедрения нового программного пакета занимается сторонняя компания, руководителям организации, осуществляющей переход на новые программы, рекомендуется внимательно отнестись к переподготовке собственных сотрудников.
Различия в комплектациях OpenOffice
Когда организационные вопросы решены, необходимо заняться вопросами, касающимися непосредственно самого программного пакета OpenOffice. Сборки данной программы могут быть разными, начиная от предназначенной для установки на операционную систему Linux, так и комплект программ от Ru.OpenOffice.org, Novell, или же сборка от Go-OO. Кроме того можно воспользоваться как комплектом программ компании "Инфра-Ресурс" - OpenOffice.org Pro, так и своей собственной.
Что касается комплектации программ для Linux, то программный пакет как правило, разрабатывается именно под операционную систему, однако такая сборка может быть продуктивнее, нежели сторонние внешние.
Комплект программ Ru.OpenOffice.org - это реализуемые официально локализованные комплекты программного пакета OpenOffice.org. Ничего особенного сообщить о них нельзя, кроме того, что такие комплекты существуют.
Что касается сборки OpenOffice Novell, то она может порадовать пользователей специфичными новшествами для данного пакета, такими как выполнение макросов Excel, системы фильтра применения формата OpenXML, а также лицензионными отличными шрифтами для работы в текстовых редакторах. Кроме того такой комплект при установке комплексно с Linux Enterprise Desktop дает возможность получить аналог Outlook - менеджер пользовательской информации и вместе с тем почтовый клиент Evolution.
Проект Go-OO был реализован создателями, не согласными с официальной стратегией корпорации Sun Microsystems относительно состава кода в OpenOffice.org. Результатом послужили занимательные изменения, длительное время не включаемые в стандартную кодировку OpenOffice.org. К примеру, в комплекте программ может быть специфика комплекта от Novell, направленная на ускорение запуска файлов, а вместе с тем и многие другие изменения. Как правило, практика показывает, что подобные изменения часто влекут за собой нарушение стабильности в действиях программы.
Последним рассмотрим комплект программ OpenOffice.org Pro. Можно сказать, что в данном случае имеют место быть кардинальные отличия. Во-первых, данный пакет программ наиболее адаптирован для документов на русском языке различных версий от MS Office. Данное преимущество в полном масштабе ощутимо при работе с файлами MS Excel, созданными с применением 1С: Предприятие 7.x. Помимо этого, подобный комплект располагает большим количеством адаптивных возможностей для "национального документооборота", поскольку содержит в себе как ГОСТЫ по оформлению, так и множество унифицированных шаблонов документов стандарта РФ.
На тот случай, если ни один из существующих комплектов программ OpenOffice не приглянулся, то существует возможность создать свою собственную сборку.
Для тех ситуаций, когда на рабочих компьютерах функционирует операционная система Linux, оптимальным решением будет применение комплекта программ именно для Linux, что повлечет за собой хорошую скорость и продуктивность работы приложений.
Итог
В конечном итоге можно сказать, что на сегодняшний день большая часть бизнес организаций осуществляют свою деятельность, используя офисные программные пакеты. Что касается применения OpenOffice, то практика показывает, что это вполне реально и часто абсолютно оправдано. Примером может послужить любая организация, бухгалтерия которой отдана на аутсорсинг - в таком случае процесс перехода на новое программное обеспечение беспрепятственный и ничем не затруднен. Главное, что не стоит забывать - необходимо ответственно относится к внедрению нового программного пакета, обучая и поддерживая персонал организации.
